Maak kennis met factureringsgroepen: kostenverdeling voor uw SIM-park

Jullie vroegen erom, wij hebben het gerealiseerd. Factureringsgroepen zijn nu beschikbaar voor alle Simbase-klanten, bij elk abonnement en zonder extra kosten.

Als u simkaarten beheert voor meerdere projecten, afdelingen of eindklanten, bent u waarschijnlijk wel eens tegen dezelfde vraag aangelopen die onze klanten ons steeds stelden: „De verbinding werkt prima, maar hoe kom ik erachter wat elk project nu eigenlijk kost?“ Tot nu toe hield het eerlijke antwoord in: spreadsheets en handmatig werk. Dat is nu verleden tijd.

Wat zijn factureringsgroepen?

Een factureringsgroep is een manier om connectiviteitskosten toe te wijzen aan de structuur die voor uw bedrijf het meest logisch is: een project, een afdeling, een klant of een productlijn. Wijs simkaarten toe aan een groep, en vanaf dat moment worden alle kosten die deze simkaarten genereren, aan die groep toegerekend.

Dat omvat alle kosten die een simkaart met zich meebrengt: abonnementskosten, dataverbruik, sms’jes en alle andere simkaartgerelateerde kosten. Het resultaat is een duidelijk kostenoverzicht per groep dat u kunt vinden op de nieuwe pagina ‘Kostenoverzicht’ onder ‘Facturering’. En omdat nummers die u niet kunt exporteren, nummers zijn die u niet kunt gebruiken, kan elk overzicht worden gedownload als een Excel- of CSV-bestand, klaar voor uw boekhoudproces of uw eigen facturering aan klanten.

Wacht even, zijn dit niet gewoon tags?

Dat is een terechte vraag. Factureringsgroepen lijken in het dashboard op tags, maar ze lossen een ander probleem op, en één ontwerpkeuze maakt het verschil.

Tags geven antwoord op de vraag „Waarvoor dient deze simkaart?“ Het zijn flexibele labels om je apparatenpark te beheren: filter op apparaattype, project, implementatieregio, of wat je maar wilt. Een simkaart kan zoveel tags bevatten als je wilt, want die flexibiliteit komt het organiseren en filteren ten goede.

Factureringsgroepen geven antwoord op de vraag „wie betaalt voor deze simkaart?”. En voor die vraag zou flexibiliteit een fout zijn, geen voordeel. Een simkaart kan op elk moment tot precies één factureringsgroep behoren. Als een simkaart in meerdere groepen zou kunnen zitten, zouden de kosten ervan meerdere keren worden meegeteld en zouden de totalen van uw groepen niet langer overeenkomen met uw factuur. Met factureringsgroepen wordt elke euro of dollar precies één keer toegewezen. Uw kostenoverzicht klopt altijd.

Nog iets wat handig is om te weten: de toewijzing van kosten begint op het moment dat een simkaart aan een groep wordt toegevoegd. Dit wordt niet met terugwerkende kracht toegepast. Elke kostenpost wordt toegewezen aan de groep waartoe de simkaart behoorde op het moment dat de kosten werden gemaakt, waardoor je een duidelijk en betrouwbaar controlespoor krijgt. Als u een simkaart halverwege de maand naar een andere groep verplaatst, blijven eerdere kosten waar ze horen en worden nieuwe kosten aan de simkaart toegewezen.

Voor wie is dit bedoeld?

We hebben factureringsgroepen opgezet voor de mensen die verantwoording moeten afleggen over de cijfers, en niet alleen over de connectiviteit:

• Projectmanagers die de kosten voor connectiviteit per project of implementatie moeten bijhouden

• Financiële teams die de kosten intern over afdelingen of kostenplaatsen verdelen

• Ondernemers die een duidelijk beeld willen krijgen van welke onderdelen van het bedrijf de connectiviteitskosten opdrijven

• Bedrijven die de kosten doorberekenen aan hun eindklanten, waarbij ze de per groep gegenereerde exportgegevens als basis gebruiken voor hun eigen facturering

In de eerste dagen na de lancering hebben we al gezien dat klanten gebruikmaken van factureringsgroepen voor interne kostenverdeling tussen projecten, en we verwachten dat het gebruik van doorfacturering snel zal toenemen.

Hoe begin je?

1. Ga naar kies een simkaart in je simkaartoverzicht in het Simbase-dashboard

2. Maak voor elk project, elke afdeling of elke klant een groep aan

3. Wijs je simkaarten toe aan de juiste groepen

4. Zie hoe het kostenoverzicht zich vult en download het rapport wanneer je het nodig hebt

Bekijk deze korte demo eens om te leren hoe u met behulp van factureringsgroepen de connectiviteitskosten kunt toewijzen per project, klant of afdeling.

Net als alles bij Simbase is dit een zelfbedieningsfunctie die nu meteen beschikbaar is. Geen verkoopgesprek, geen upgrade van je abonnement, geen installatiekosten. Voor degenen onder jullie die hun wagenpark beheren via de Simbase-API: factureringsgroepen zijn voorlopig alleen beschikbaar via het dashboard, maar ondersteuning via de API staat op de roadmap.

Log in op je dashboard om je eerste factureringsgroep aan te maken en laat ons weten wat je ervan vindt. Deze functie is er omdat klanten erom hebben gevraagd, en dat geldt ook voor de volgende verbetering.